棚卸表は手書きでないとダメ？パソコン作成と保存の違い

結論

棚卸表は、税務上の保存制度から見て、手書きだけに限られません。 パソコンで作ること、紙で保管すること、電子データで保存することは、別々に捉える必要があります。

国税庁は、国税関係書類を一次資料の節の引用のように作成する場合、一定の要件の下で電子データの保存に代えられると説明しています。

さらに、令和8年7月の一問一答・本文4ページの法人税関係一覧は、棚卸表等の保存形態に紙と電磁的記録を挙げています（2026-10-01到達）。「紙で残す」と「手で書く」は同じ指定ではありません。 ここでは税務上の保存方法を扱い、会社が現場用の原票をどう定めているかは別の話です。

紙の棚卸表は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の対象外です。 パソコン上で作った元データの電子保存と、完成した紙を画像にする保存を混同できません。

国税庁のスキャナ保存Q&A問2は、対象から除かれるものを、棚卸表や貸借対照表、損益計算書などの次の書類と説明しています。

紙の棚卸表を撮影したから原本を処分できる、という結論にはなりません。 「PDF」という拡張子が同じでも、パソコンで作成した文書と、紙を読み取った画像では出発点が異なります。保存制度の区分は、拡張子だけでは決まりません。

手書きでもパソコンでも、記録が実際の棚卸しを表しているかは別に残ります。 表の見た目や作成ソフトだけで、実在する数量、評価方法、会社の締め時点まで確かめられるわけではありません。

日々更新する在庫管理表と、ある時点の棚卸表も同じとは限りません。 一般見本に棚卸日や数量欄があることだけでは、決算に必要な記録の充足までは示せません。今回の比較は、元データと保存済みPDFを読み比べたものです。

当サイトの在庫管理表の保存済みExcel（エクセル）版PDFは、1ページに11列の見出しがありました（n=11列）。 2026-10-01、元データの列名とPDFの抽出文字を空白だけ正規化して比較し、11件すべて一致しました。描画したページでも見出しの欠けがないことを確認しました。

これは、パソコンで作った表の見出しを、紙へ出力できるPDF上で読み取れるという見本の確認です。今回新しくExcelを操作して書き出した結果ではなく、既存のPDFを検査しました。

電子保存のQ&A問7には、要件の一つとして次の項目があります。

11列が読めたことは、電子保存の要件全体を満たしたという判定ではありません。 見本の列数は法定の必須項目数でもありません。保存するシステムや運用などの条件は、このPDFの見た目だけでは検証できません。

本文で参照した一次資料の引用と出典をまとめます。

「自己が一貫して電子計算機を使用して作成」

— 国税庁「電子帳簿保存法の概要」1(2)、到達時点の公開一般案内 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm（2026-10-01 到達）

「計算、整理又は決算関係書類」

— 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」令和8年7月、問2・本文2ページ https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_03.pdf（2026-10-01 到達）

「見読可能装置の備付け等」

— 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」令和8年7月、問7・本文9ページ https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0026007-006_01.pdf（2026-10-01 到達）

現物の棚卸し、実際の印刷、長期保存や税務調査への対応は行っていません。 個別の評価方法、記録の完全性、電子帳簿保存法上の要件充足も未判定です。

表の作成方法と、その原本をどの制度で保存するかを分けることが入口です。一般見本は欄を読む材料であり、手書きの要否や保存の適合を一括して保証するものではありません。