備品管理台帳のテンプレート

備品管理台帳の書き方で迷いやすいところ

同じ備品が複数ある場合は一行にまとめますか？

保管場所・使用者・状態まで同じならまとめ、異なるものは行を分けます。

備品管理表は品名だけでなく、どこに何があるかを確かめるために使います。この備品管理テンプレートの管理番号を分けておけば、同じ型番の機器でも移動や故障を追いやすくなります。

単価と取得価額はどう使い分けますか？

単価は一個当たりの金額、取得価額はその行の数量に対応する金額です。

excelの備品管理表を編集するときは、数量を変えた後の取得価額も確認します。請求書の合計を単価へ入れると数量分を重ねて数えるため、まとめ買いの金額は単価と総額を区別してください。

修理中や廃棄した備品はどこへ書きますか？

状態欄に現在の状況を書き、備考に修理・廃棄などの経緯を残します。

「故障中」だけで終わらせず、備考に修理依頼日や引渡先を記すと担当交代後も追えます。現物の確認時には保管場所・使用者も合わせて見直し、移動前の情報を残したままにしないでください。