送付状のテンプレート

送付状の書き方で迷いやすいところ

内容欄には書類名だけを書きますか？

書類名に、対象月や番号など相手が識別できる情報を添えます。

送付状の書き方は、テンプレートの「内容」と「数量」を実際の同封物に揃えるのが基本です。同じ請求書を複数送る場合も、対象を区別できるように記入してから通数を数えます。

返送してほしい場合はどこに書きますか？

本文または備考に、返送する書類と期限を書きます。

送付物の一覧だけでは、確認だけでよいのか署名して返すのかが伝わりません。返送が必要な書類を特定し、宛先や方法も備考へまとめると、受け取った担当者が迷わず処理できます。

会社名と担当者名の宛名はどう整えますか？

部署宛てか個人宛てかを決め、宛名と敬称を合わせます。

見本は会社宛ての「御中」です。個人宛てに変更する場合は氏名に「様」を付け、御中を重ねないようにします。差出人側の担当者・電話番号も、今回の送付物に回答できる人へ更新してください。