年末調整の書類の回収チェック表のテンプレート

年末調整の書類の回収チェック表の書き方で迷いやすいところ

「済・未・不要」と空欄は、どう使い分けますか？

必要な書類は最初に「未」、対象外は「不要」にし、必要分がすべてそろった区分を「済」にします。空欄は未判定で、回収済み・未回収の数に含めません。

一人につき10区分を確認します。同じ生命保険の証明書が複数枚ある場合や、住宅ローンの申告書と証明書の組み合わせも、欄ひとつを1区分と数えます。未回収が0でも空欄が残っていれば確認は終わっていません。国外居住親族の親族関係書類・送金関係書類など、表に専用の列がない追加資料は備考に記録します。必要な追加資料は国税庁の令和8年分チェック表で確認してください。

扶養申告の令和8年分と令和9年分は、なぜ別の列ですか？

令和8年分は今年の申告内容・異動を確認する列、令和9年分は翌年用の申告書を回収する列です。翌年用を受け取っても、今年の異動確認の代わりにはしません。

今年の列は提出済みの申告書と異動申告がそろったことを確認して「済」にします。国税庁の注意事項は、所得要件の改正による異動も確認事項に挙げています。翌年用の名称・年分は令和9年分の記載例を参照してください。

「基礎・配偶者・特定親族等申告書」には何が含まれますか？

基礎控除、配偶者控除等、特定親族特別控除、所得金額調整控除の兼用申告書です。本人に必要な欄を確認したうえで、1区分として回収状況を記録します。

正式名称は各セルのメモにも収録しています。国税庁の令和8年分の兼用申告書を使用し、前年用の申告書と取り違えないようにしてください。このチェック表では控除額・税額を計算しません。

保険料や住宅ローンの証明書は、全員から集めますか？

本人が申告する控除と提出方式に応じて、必要な証明書だけを確認します。不要と判断できた区分は「不要」を選びます。

生命保険・地震保険・国民年金等・小規模企業共済等掛金の欄は、国税庁「保険料控除申告書の受理と内容の確認」（冊子21〜28ページ）で提出・提示の要否を確認します。紙の回収だけでなく、勤務先が受け付ける電子データの確認にも使えます。

住宅ローン欄は申告書・控除証明書と必要な年末残高等証明書を一組として管理します。調書方式では年末残高等証明書の添付は不要ですが、申告書・控除証明書は必要です。初めて控除を受ける年分は原則として確定申告で手続きします。詳しくは国税庁の説明（冊子29ページ）を参照してください。

「前職の源泉徴収票」は、どの社員で確認しますか？

本年中の前職給与を年末調整に含める社員で確認します。対象となる前職が複数あれば、必要な票がすべてそろってから「済」にします。

国税庁「中途就職者の年末調整」では、前の勤務先で扶養控除等申告書を提出して受けた給与について、支払金額・源泉徴収税額・社会保険料等を源泉徴収票などで確認するとしています。確認できない場合の対応も同ページに従い、未回収の間は「未」と備考に残してください。